Sur Instit Connect, vous pourrez créer votre fiche contact et organisme. Ces fiches sont privées et partageables entre vos différents codes d’accès au sein d’une même société. Attention, elles ne sont pas remises à jour par nos services. Afin de respecter la RGPD, assurez-vous en amont d’avoir l’autorisation écrite du contact/organisme avant de saisir sa fiche dans votre plateforme Instit Connect.
Saisir une fiche contact
Dans l’onglet Saisir, cliquez sur créer puis sur un contact.
Commencez par saisir le nom du contact que vous souhaitez créer puis cliquez sur rechercher. En effet, cette étape permet de vérifier que la fiche du contact n’existe pas encore sur notre base de données et évite ainsi la création de doublon.
Si le contact recherché n’existe pas, cliquez sur Créer un nouveau contact.
Complétez le formulaire (les champs marqués d’une étoile sont obligatoires).
Vous pouvez choisir une fonction dans le menu déroulant ou créer une fonction spécifique.
Vous pouvez ajouter des compétences pour votre contact.
Pensez également à indiquer un mail si vous souhaitez envoyer des diffusions à ce contact.
Vous pouvez ajouter ce contact dans une liste existante.
Enfin, Affectez ce contact dans un organisme. Il peut s’agir d’un organisme déjà existant dans Instit Connect ou un organisme privé que vous pouvez créer ici.
Affecter un contact à un organisme existant :
Pour affecter un contact à un organisme déjà présent dans la base :
Tapez le nom de votre organisme puis cliquez sur Rechercher.
Dans la pop up, cocher l’organisme souhaité
Cliquez sur Affecter le contact à l’organisme sélectionné ci-dessous.
Affecter un contact à un organisme privé :
Si vous ne trouvez pas votre organisme ou si vous souhaitez créer un nouvel organisme, cliquez sur Créer un nouvel organisme.
Complétez le formulaire aussi précisément que possible.
Le bouton Plus d’infos vous permet d’ajouter des informations supplémentaires sur la fiche d’un organisme comme un code INSEE, des compétences, une compétence géographique…).
Cliquez sur Valider pour valider la création de cet organisme. Une fois la fiche organisme créée, cliquez de nouveau sur Rechercher puis cocher l’organisme dans la pop up et cliquez sur Affecter le contact à l’organisme sélectionné ci-dessous. Votre contact est maintenant bien affecté à cet organisme.
Vous pouvez alors valider la création en cliquant sur Valider ou sur Valider et renseigner les informations supplémentaires si vous souhaitez ajouter d’autres informations comme un statut, une adresse postale, des comptes réseaux sociaux…
Ces contacts privés (et organismes privés) pourront être recherchés dans l’onglet Recherche directe.