Pour diffuser un communiqué, cliquez sur le bouton Nouvelle Campagne en haut à droite de l’écran.
La création de la campagne se fait en 5 étapes :
Nom de la campagne
Destinataires
Expéditeur
Objet
Contenu du mail
Nom de la campagne : Il s’agit ici d’un nom interne que vous donnez à votre campagne. Nommez là puis cliquez sur Valider.
Destinataires : Vous pouvez ajouter une ou plusieurs listes de contacts et/ou listes de médias. Sélectionnez les différentes listes à ajouter dans le menu déroulant. Vous pouvez aussi ajouter des adresses mails manuellement qui ne seraient pas présent dans vos listes, en les séparant uniquement par une virgule.
Cliquez ensuite sur Valider. Vous verrez apparaitre le récapitulatif des destinataires, à savoir :
le rappel du nom de la ou des listes de contacts et/ou médias,
le(s) email(s) saisi(s) manuellement,
le nombre d’emails à envoyer après dédoublonnage,
le nombre de destinataires sans email,
le nombre de destinataires en refus de mail (s’il y en a).
Remarque 1 : La limite de destinataires est de 3000 contacts (mails) par campagne.
Remarque 2 : Un dédoublonnage sera fait automatiquement sur les adresses emails, ce qui signifie que le communiqué n’est envoyé qu’une seule fois par adresse mail.
Expéditeur : cliquez sur Ajouter expéditeur, puis entrer le nom et l’adresse email de l’expéditeur et enfin, cliquer sur Valider.
Par défaut, les informations d’expéditeur du précédent envoi vous seront proposées.
Modifier un nom de domaine
Vous êtes une agence RP et vous avez plusieurs adresse mails pour communiquer au nom de vos clients ? Vous devez demander l’ajout de nom de domaine afin de pouvoir utiliser vos différentes adresses. Par défaut, seule l’adresse rattachée à votre compte sera utilisable.
Pour ajouter un domaine et pouvoir diffuser avec celui-ci, renseignez l'adresse mail que vous souhaitez utiliser pour votre diffusion puis cliquez sur Valider.
Une popup vous indique que ce domaine n'est pas encore autorisé et ne peut être utilisé pour l'envoi de votre campagne. Cliquez sur Nouveau domaine.
Vous recevrez un email comportant un lien. cliquez sur le lien pour confirmer l'autorisation de ce domaine en tant qu'expéditeur sur la plateforme.
Vous pourrez alors valider l'étape expéditeur avec cette nouvelle adresse sans problème.
Objet : Cliquez sur Ajouter objet, saisissez-le et cliquez sur Valider.
IMPORTANT : Quelques conseils concernant l’objet de votre mail pour éviter que votre diffusion soit considérée comme un spam par vos destinataires :
100 caractères maximum,
Ne jamais saisir tout l’objet en MAJUSCULES,
Ne pas intégrer une répétition de caractères spéciaux (% $ @ £ ©) ni d’emoji
Ne pas utiliser des termes comme : PROMOTION, SOLDES, BONNES AFFAIRES, INCONTOURNABLES...
Nous vous conseillons de commencer l’objet par :
- CP :
- Communiqué de presse :
- Infos Presse :
Contenu de l’email : Cliquez sur Rédiger, puis sur Création du corps du message pour pouvoir composer votre corps de mail.
Pour mettre en forme votre corps de mail, vous avez plusieurs solutions :
Utiliser un modèle : Vous pouvez utiliser un modèle de mise en page proposé sur la gauche et ensuite mettre en page votre contenu à l’aide de l’éditeur (barre d’outils en haut)
Créer votre communiqué avec l’éditeur : Créer votre communiqué via l’éditeur comme vous le feriez sur un document word. Tapez votre texte, ajouter des images, des liens, créer des tableaux pour vous aider dans votre mise en page…
Ajoutez votre diffusion en format HTML : Votre webdesigner a conçu votre diffusion en HTML ? Copier le code HTML, cliquez sur le bouton source, collez votre code HTML et cliquez de nouveau sur le bouton source. Votre diffusion est prête.
Utilisez la fonction Ajouter un fichier Word : Via cette fonctionnalité, vous pouvez utiliser un communiqué de presse créé sur word pour le transformer en HTML. Cliquez sur Ajouter un fichier word, sélectionnez votre communiqué de presse et validez. Le contenu de votre fichier Word apparaît alors dans le corps de votre message. Vous pourrez apporter des modifications si nécessaire, en utilisant l’éditeur HTML.
Quelques informations concernant votre communiqué sous word :
N’utilisez que les fonctionnalités basiques de word. Ne pas mettre d’entête, de pied de page, de filigrane, de puce, de zone de texte, d’habillage autour des images….
Le nom d’enregistrement de votre document word ne doit pas comporter d’accent, d’espace et de caractères spéciaux
Pour insérer une image dans votre corps de mail, cliquez sur le pictogramme
présent dans l’éditeur HTML.
Une pop-up s’ouvrira ; cliquez alors sur Parcourir le serveur.
Vous pourrez :
soit cliquer sur le bouton Envoyer, en haut à gauche, puis sur Ajouter des fichiers, pour ajouter une nouvelle image à votre banque d’images. Une fois celle-ci ajoutée, vous pourrez la sélectionner et cliquer sur Choisir, en haut à gauche,
soit cliquer sur l’une des images déjà stockées puis sur le bouton Choisir, en haut à gauche.
Une fois la mise en page effectuée, vous devrez cliquer sur Valider en haut à droite de votre écran.
Vous pouvez lire l'article sur la mise en page du communiqué de presse pour en savoir plus.
Vous avez également la possibilité d’ajouter jusqu’à 2 pièces jointes à votre diffusion (le poids maximum sera de 1,5Mo par PJ)
Cliquez enfin sur Valider au niveau du contenu de l’email.
Maintenant que les 5 étapes sont terminées, avant l’envoi définitif de votre mail auprès des journalistes, nous vous conseillons de tester le mail soit à l’aide du bouton Envoyer un email de test soit en cliquant sur le bouton Aperçu.
Aperçu vous permet de visualiser votre communiqué de presse dans une page de votre navigateur
Envoyer un email de test vous offre la possibilité de recevoir le communiqué dans les mêmes conditions que les journalistes et de vérifier sa présentation. Nous vous conseillons cette solution pour vérifier la bonne distribution de votre campagne avant l’envoi définitif.
Vous devrez cliquer sur Valider pour recevoir le mail de test.
Dès la réception de votre mail de test, vérifiez si la mise en page vous convient. Dans le cas contraire, vous pouvez modifier le contenu de votre mail en cliquant sur Modifier le contenu, à l’étape Contenu de l’email.
Dès que tout vous semble correct, vous pourrez soit cliquer sur Envoyer immédiatement, pour valider tout de suite l’envoi de votre mail, soit sur Programmer, pour votre choisir la date et l’heure de l’envoi de votre campagne.
Si vous n’avez pas le temps de terminer votre campagne, vous pouvez cliquer sur Je finirais plus tard. Votre campagne est alors enregistrée en tant que brouillon. Vous pourrez, à partir du sous-menu Brouillons, retrouver toutes vos campagnes en attente d’envoi. Il vous suffira alors de cliquer sur Ouvrir pour la reprendre et la valider.
