Pour créer une nouvelle diffusion sur Instit Connect, cliquez sur l’onglet Diffuser puis de nouveau Diffuser.
Cochez d’abord la ou les listes auxquelles vous souhaitez envoyer cette diffusion puis cliquez sur Valider.
Attention, pour rappel, vous êtes limités à 3000 contacts par envoi.
Choisissez ensuite l’option 2, qui est déjà cochée, puisque vous souhaitez diffuser par mail. Cliquez sur valider.
Dans cette 3ème étape, vous pouvez laisser les éléments par défaut. Attention toutefois si vous diffusez un CP dans une autre langue que le Français, pensez à changer la langue de diffusion afin de changer la langue du message de désabonnement.
Vous arrivez maintenant à l’étape de mise en page de votre Communiqué de presse.
Par défaut, le nom de l’expéditeur reprend votre nom et prénom. Il s’agit de texte libre. Vous pouvez donc noter ce que vous voulez comme « Service Presse » par exemple.
Au niveau du mail, vous pouvez modifier tout ce qui se trouve devant le domaine (@) dans la mesure où il s’agit d’une adresse mail valide car les journalistes répondront sur cette adresse.
Si vous avez besoin d’utiliser un nom de domaine différent, et qu’il n’apparaît pas dans votre menu déroulant, rendez-vous au préalable dans l’onglet Diffuser, Paramétrage puis Domaines pour diffusion.
Indiquez l’adresse mail que vous souhaitez utilisez puis cliquez sur Créer. Vous recevrez un mail avec un lien sur lequel vous devrez cliquer pour autoriser la diffusion depuis Instit Connect avec ce domaine.
Si vous avez déjà fait cette manipulation, choisissez le domaine souhaité dans le menu déroulant.
Saisissez ensuite votre objet.
Quelques conseils pour ne pas arriver dans les spams de vos destinataires : Pas d’objet trop long (100 caractères maximum), pas d’objet tout en majuscule, pas de caractères spéciaux à répétition et bien sûr, que ce soit dans l’objet ou dans le corps de message, évitez les mots tels que vente, promotion, les tarifs… tout ce qui pourrait faire penser à un emailing publicitaire.
Vous pourrez ensuite mettre en page votre communiqué de presse. Pour cela, vous disposez de plusieurs solutions :
Utiliser l’un de vos modèles en cliquant sur choisir un modèle de communiqué,
Ajouter un mail réalisé en HTML en cliquant sur le bouton source
Mettre en page le mail via l’éditeur html
Ou télécharger un document word pour le transformer en HTML
N’hésitez pas à regarder la vidéo sur la mise en page des communiqués de presse dans Datapresse pour plus d’informations.
Une fois votre CP mis en page, vous pouvez l’enregistrer en modèle afin de le réutiliser plus tard. Pour cela, dans le champ nom du modèle, nommez le puis cliquez sur Enregistrer le modèle.
Vous pouvez ensuite ajouter une pièce jointe. Attention de bien cliquez sur Attacher pour intégrer votre Pièce jointe à l’envoi. Attention également à ne pas mettre d’accent, d’espace et de caractère spéciaux dans le nom d’enregistrement de la pièce jointe.
Cliquez ensuite sur Option 1 : envoyer le mail de contrôle afin de passer à l’étape suivante.
Une fois le mail de contrôle reçu, vérifiez-le soigneusement.
A l’étape suivante, nommez votre envoi (il s’agit d’un nom interne et non de l’objet du mail). Choisissez ensuite d’enregistrer votre diffusion en brouillon en cliquant sur enregistrer la diffusion, d’envoyer votre CP en immédiat, ou de programmer votre envoi en choisissant la date et l’heure.
Cliquez ensuite sur Confirmer la diffusion sur l’ensemble de la liste. Validez une dernière fois pour confirmer l’envoi de votre diffusion.
Annuler un envoi programmé
Pour annuler un envoi programmé, cliquez sur Diffuser, statut des envois différés.
Cliquez sur Annuler pour Annuler votre envoi.
Attention, l’annulation d’envoi programmé est possible jusqu’à 15 min avant le départ réel de la diffusion. Au-delà, Le bouton Annuler ne sera plus actif.
